Assistante de gestion, installée dans le Bas-Rhin, Gaëlle a créé Topaze Admin en 2018.
Elle aide ses client.es dans la gestion de leur activité afin qu’illes puissent se concentrer sur leur cœur de métier :
Les entrepreneur.es du Bas-Rhin, avec des prestations de gestion administrative et financière
Les formateurs, formatrices, organismes de formation, pour des prestations plus spécifiques, comme des pré-audits de certification Qualiopi, de l’assistance aux bilans pédagogiques, etc.
Titulaire d’un BTS action commerciale, elle a continué à se former en comptabilité et gestion.
Elle a notamment été assistante de gestion pendant une bonne dizaine d’années dans un centre de formation.
Faire face à la crise
Quand elle m’a sollicitée pour un accompagnement à la démarche commerciale, Gaëlle était lancée depuis un an et demi et se trouvait « dans le creux de la vague ».
« J’ai démarré mon activité grâce à mon réseau professionnel. J’ai beaucoup compté sur le bouche-à-oreille, mais la crise du Covid19 est venue bousculer tout cela. Le domaine de la formation ayant été touché de plein fouet, j’ai non seulement perdu presque toute mon activité, mais j’avais également besoin de m’ouvrir à d’autres secteurs. »
Elle souhaitait faire un point, avait besoin d’un regard extérieur pour l’aider à retrouver un bon positionnement par rapport à ce qu’elle imaginait de son activité.
Ce sur quoi nous avons travaillé :
« Après un bilan sur mes expériences, avoir analysé le marché, nous avons pu structurer mon offre en 2 pôles, sans m’éparpiller. Mes cibles ont été clairement établies.
Cela m’a surtout permis de faire le tri et me centrer sur des objectifs atteignables pour ne pas baisser les bras.
Enfin, le plus important, a été de travailler sur des méthodes de prospection qui soient en adéquation avec qui je suis, et ma sensibilité. »
Aujourd’hui, l’activité de Gaëlle est en plein essor !
« Je garde en tête mes objectifs et prospecte plus efficacement.
Je me concentre sur la gestion administrative et financière des TPE du Bas-Rhin, autour de Molsheim et Strasbourg.
Pour beaucoup, il s’agit de pointer les comptes, de préparer les documents pour l’expert comptable, d’établir la facturation, de faire les relances. »
➤ Elle travaille principalement pour des artisans ou de petites industries locales, sur de petits volumes d’activité, mais sur des missions régulières.
« Ils ont besoin d’être rassurés avec une assistante qui est à l’aise avec les chiffres et parle le même langage que leur comptable. »
➤ Gaëlle propose également des prestations spécifiques aux formateurs et formatrices indépendantes, ainsi qu’aux organismes de formation :
Inscription à la DIRRECTE
Accompagnement à la certification
Pré audit Qualiopi et propositions d’amélioration
« Ce domaine d’activité est très encadré et règlementé. Les formateurs préfèrent garder leur énergie pour la partie pédagogique qui les anime en déléguant l’administratif à quelqu’un qui en connait les contraintes.
L’arrivée de la certification qualité obligatoire (pour obtenir des financements publics) implique une certaine lourdeur administrative et organisationnelle. »
Pour ce type de cibles, elle travaille essentiellement à distance, et touche donc des gens de toute la France.
« Les réseaux sociaux me permettent de me mettre en lien avec les professionnels de la formation continue. Même si je participe aux discussions générales, je prends souvent contact par message pour mieux échanger sur un sujet sur lequel la personne a participé. »
En local, Gaëlle passe par les réseaux d’entrepreneur.es.
« Je participe à des réunions mensuelles dans ces réseaux et garde contact avec les participants entre deux sessions. Certains contacts sont de bons prescripteurs et j’essaye de l’être également. »
Quand elle sent l’intérêt de son prospect pour son offre, elle lui offre un premier RDV dans leurs locaux :
« pour découvrir leur organisation et voir si je peux leur faire gagner du temps ensuite. »
Pour cela, elle a pris soin de garder un créneau toutes les semaines dans son agenda : « Ce créneau peut être déplacé, mais jamais annulé. »
« Je pense aujourd’hui avoir trouvé ma place dans la sphère des entrepreneurs. Je m’y sens bien, épanouie ! »
Gaëlle crée également des synergies avec ses consœurs en Alsace.
« Nous sommes complémentaires, et j’ai quelques contacts en Alsace sur lesquels je peux compter. Cela peut nous donner aussi des idées de développement de nos activités. »
Elle a su créer dans le cadre de ses missions régulières avec ses client.es de véritables partenariats.
« Mes missions régulières me permettent d’avoir des échanges privilégiés avec le client. Je deviens une réelle interface avec le comptable. Il arrive souvent que la mission initiale soit étendue au gré de mes découvertes dans l’organisation de leur entreprise. »
Est-ce que Gaëlle recommanderait mes services ?
« L’accompagnement que j’ai eu avec toi m’a été plus que bénéfique !
J’avais besoin d’y voir clair et ton regard extérieur a pointé sur des éléments que j’avais mis de côté.
J’ai structuré ma démarche commerciale et j’aborde aujourd’hui ma prospection avec plus de sérénité.
Je recommande ce coaching à toutes celles qui doutent ou qui ont envie d’aller plus loin. »
Pour contacter Gaëlle
Tél. : 06.11.98.14.34